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Chi può effettuare controlli
Il potere di vigilanza e di controllo da parte del datore di lavoro è diretto a verificare che lo svolgimento della attività lavorativa da parte dei lavoratori venga posta in essere in conformità e secondo le direttive da quest’ultimo impartite, oltre che per tutelare la proprietà aziendale contro furti.
I controlli possono essere effettuati direttamente dal datore di lavoro o dal personale gerarchicamente preposto o, in generale, dall’organizzazione che fa capo allo stesso datore, la quale tuttavia deve essere conosciuta ai dipendenti.
In tal caso, il datore di lavoro, ha facoltà di controllare l’adempimento delle prestazioni lavorative o le mancanze specifiche dei dipendenti già commesse o in corso di esecuzione.
Agenzie investigative
I controlli possono essere effettuati anche da agenzie investigative esterne che possono essere incaricate dal datore di lavoro anche sulla base di un sospetto, mentre non è possibile ingaggiare un investigatore privato per verificare l’adempimento delle prestazioni lavorative.
Personale di vigilanza
Il datore di lavoro può utilizzare anche personale di vigilanza ma, in tale caso, è obbligato a comunicare ai lavoratori interessati i nominativi e le specifiche mansioni del personale addetto alla vigilanza.
Il mancato rispetto di tale obbligo determina l’inutilizzabilità delle segnalazioni ai fini dell’applicazione di sanzioni disciplinari.
Controllo a distanza
L’ articolo 4 della legge 300/70, e l’articolo 23 del decreto legislativo 151/2015 disciplinano il controllo dell’attività lavorativa dei dipendenti e l’utilizzo dei relativi dati.
Le condizioni di legittimità mutano in maniera rilevante in base alla tipologia dello strumento che consente l’acquisizione dei dati.
In ogni caso, il rispetto delle condizioni previste dalla legge, consente al datore di lavoro di utilizzare le informazioni raccolte a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro.
Impianti di videosorveglianza
L’ installazione della videosorveglianza sul posto di lavoro è ammessa solo se impiegata per:
- esigenze organizzative e produttive;
- tutela della sicurezza del lavoro: caso della telecamera in un ufficio postale o in una banca per dissuadere i ladri dalla tentazione di fare una rapina;
- tutela del patrimonio aziendale: come nel caso di una telecamera posta nei vari reparti del supermercato per evitare che qualche cliente, o dipendente, prelevi della merce senza pagarla.
Controllo sugli strumenti utilizzati dal lavoratore
Gli strumenti impiegati dal lavoratore per rendere la propria prestazione lavorativa, quali ad esempio computer e lo smartphone, possono essere utilizzati dal datore di lavoro per ottenere dati informazione attinente all’attività lavorativa dei dipendenti a condizione che sia stata data al lavoratore adeguata informazione circa le modalità d’uso degli strumenti e l’effettuazione dei controlli e che sia stata rispettata la normativa in termini di privacy.
E’ necessario inoltre che lo strumento non venga modificato, ad esempio, con l’aggiunta di software di localizzazione, per controllare lavoratore.
Tali modifiche possono avvenire solo alle stesse condizioni previste per l’utilizzo degli strumenti di controllo a distanza, ovvero come avviene ad esempio per le telecamere, e cioè in relazione alla ricorrenza di particolari esigenze aziendali.
Controllo del datore di lavoro sulle e-mail
Il Garante ha fornito istruzioni sull’utilizzo della posta elettronica o di internet sul posto di lavoro e sui relativi obblighi del datore di lavoro che deve informare preventivamente i lavoratori in modo chiaro sulle modalità di utilizzo della posta elettronica, nonché su eventuali controlli effettuati l’azienda che dunque può controllare l’uso della posta elettronica di lavoratori, solo se sono rispettati i principi di pertinenza di non eccedenza.
La giurisprudenza ha ritenuto legittimo l’accesso alle e-mail del dipendente da parte del datore di lavoro nei casi di c.d. controllo difensivo, ovvero al fine di accertare se il lavoratore abbia o meno posto in essere un comportamento potenzialmente lesivo dell’immagine dell’azienda o del patrimonio aziendale.
ESEMPIO PRATICO:
Il caso del dipendente che ha divulgato notizie di un cliente e dalle quali ha tratto un vantaggio economico, mediante la realizzazione di operazioni finanziarie, rientra tra le fattispecie nelle quali è possibile utilizzare i dati del pc in quanto il dipendente ha posto in essere un atteggiamento potenzialmente lesivo dell’immagine aziendale e, in ragione del fatto che lo stesso dipendente abbia tratto un vantaggio personale (Cass. 23 febbraio 2012 n. 2722).
Navigazioni Internet
Non è possibile monitorare la navigazione in Internet dei lavoratori in modo indiscriminato ed al solo scopo di verificare se questi stanno svolgendo la propria prestazione lavorativa, tuttavia l’utilizzo di Internet da parte dei lavoratori può potenzialmente formare oggetto di analisi e profilazione da parte del datore di lavoro.
Il datore di lavoro può utilizzare i dati ricavati dalla navigazione in Internet effettuata dai dipendenti nel caso in cui lo scopo sia quello di tutelare beni estranei al rapporto di lavoro, quali sono il patrimonio o l’immagine aziendale.
Inoltre restano ammessi i controlli difensivi, cioè quelli rivolti a verificare se uno specifico dipendente sta effettivamente violando il contratto di lavoro (come nel caso di chi, ad esempio, passa tutta la giornata a chattare), ma per poter attivare una tale procedura è necessario che vi sia un fondato sospetto nei suoi riguardi.
Il controllo generalizzato nei confronti di tutti i lavoratori è vietato.
Perquisizioni sul lavoratore
Le perquisizioni a carico del lavoratore sono vietate, ad eccezione dei casi indispensabili di tutela del patrimonio aziendale.
Le perquisizioni, in ogni caso, possono essere effettuate solo all’uscita del luogo di lavoro e con l’ausilio di sistemi di selezione automatica casuale, salvaguardando la dignità del lavoratore e concordando i casi e le modalità delle perquisizioni con le rappresentanze sindacali.